Toimihenkilöt vuonna 2023
Matti Pitkänen, puheenjohtaja
matti.pitkanen(at)vehkalahdenveikot.fi
050 529 3228
Vilma-Tuuli Harju, sihteeri
vilma.harju(at)vehkalahdenveikot.fi
045 112 1587
Petra Harju, kilpailutoimikunta
Juha Heikkilä, kilpailutoimikunta (ei jaostossa)
Kymenlaakson Yleisurheilun Kunniakierrospäällikkö
Jaoston Kunniakierrospäällikkö
Heidi Hyökki, kilpailutoimikunta
Markku Kiri, kilpailutoimikunta
Antti Kauppinen, kilpailutoimikunta (ei jaostossa)
Neea Kormu, nuorisovastaava (ei jaostossa)
Satu Lanki, nuorisovastaava
satu.lanki(at)vehkalahdenveikot.fi
Sami Mässeli, kilpailutoimikunta
Heidi Pakkanen, viestintä
heidi.pakkanen(at)vehkalahdenveikot.fi
Laura Pellinen, talousasiat
Anne Pernu, talousvastaava
anne.pernu(at)vehkalahdenveikot.fi
Henna Ström-Kallio, kahviovastaava
henna.strom-kallio(at)vehkalahdenveikot.fi
Nina Tasa, varapuheenjohtaja
nina.tasa(at)vehkalahdenveikot.fi
TOIMINTASUUNNITELMA 1.1.2023–31.12.2023
ARVOT, VISIO JA TARKOITUS/PERUSTEHTÄVÄT
Vehkalahden Veikkojen yleisurheilujaoston arvot, joiden mukaan jaosto pyrkii toimimaan, ovat samat kuin seuran arvot.
Yleisurheilujaoston visio on, että olemme jatkuvasti kehittyvä harraste- ja kilpaurheilutoimintaa järjestävä toimija, olemme luotettava ja tunnettu kilpailu- ja tapahtumajärjestäjä. Kaikenikäisillä on mahdollisuus harjoittaa yleisurheilua Vehkalahden Veikoissa haluamallaan tasolla.
Vehkalahden Veikkojen yleisurheilujaoston toiminnan tarkoitus ja perustehtävät:
- YU-jaosto järjestää mahdollisuuden lapsille ja nuorille yleisurheilun harrastamiseen säännöllisesti ja ympäri vuoden.
- YU-jaosto tukee ja kannustaa kilpailevia lapsi-, nuoriso- ja aikuisurheilijoita yleisurheilussa sekä triathlonissa.
- Jaosto pyrkii löytämään valmennuksellista tukea sitä pyytäville.
- Jaosto pyrkii aktiivisesti yhteistyöhön muiden jaostojen, muiden urheiluseurojen sekä Haminan kaupungin kanssa.
KOKOUKSET
Jaosto kokoontuu ympäri vuoden säännöllisesti. Jaoston jäsenyys perustuu vapaaehtoisuuteen, mutta on sitovaa mukana oleville. Kokouksista ei makseta palkkioita. Asiat käsitellään avoimesti, siten että koko jaosto voi vaikuttaa päätösten tekemiseen.
Jaosto ottaa mielellään vastaan ideoita ja palautetta yleisurheilutoiminnan kehittämiseksi. Jaoston toiminnasta kiinnostuneen kannattaa olla yhteydessä jaoston puheenjohtajaan. Uusien jaoston jäsenien mukaan ottamisesta päätetään vuosittain jaoston loka-marraskuun kokouksessa. Jaoston seuraavan kauden kokoonpanon vahvistaa syksyisin Vehkalahden Veikkojen syyskokous.
JÄSENISTÖ
Seuran toimintaan ja jäseneksi houkutellaan uusia henkilöitä kiinnostavan toiminnan kautta ja yleisurheiluryhmien osanottajat liitetään seuran jäseniksi.
TALOUS
Taloudenhoidossa pyritään tarkkaan harkintaan ja talousarvion mukaiseen toimintaan. Jaostolla on talousvastaava, joka seuraa taloutta muiden jaoston jäsenten tuella ja esittelee taloustilanteen jaoston kokouksissa.
Varoja kerätään aiempien vuosien hyväksi havaitulla mallilla. Suurin osa tuotoista kertyy varsinaisesta toiminnasta, ja lisäksi merkittäviä varainkeruun muotoja ovat myyntikampanjat ja Kunniakierros-tapahtuma.
KOULUTUKSET
Seuran kustantama yu-valmentajakoulutus sitouttaa vähintään 2 vuoden toimintaan omassa seurassa. Ohjaajakoulutuksen osalta velvoite on vähintään 1 vuosi.
Jaosto järjestää myös omaa koulutusta. Keväällä 2023 pyritään järjestämään kaikille avointa yu-tuomarikoulutusta, johon ohjataan muun muassa jaoston jäseniä ja nuorten valmennusryhmän jäseniä. Myös vanhemmille suositellaan vahvasti tuomarikoulutukseen osallistumista.
Pyritään etsimään osallistujia alueen järjestämään lähettäjäkoulutukseen sekä kuuluttajakoulutukseen.
Jaoston jäsenet sitoutuvat toimimaan aktiivisina värvääjinä sopivia koulutettavia kohdatessaan.
KILPAILUTOIMINTA
Kilpailumaksut
Seura maksaa seuraa edustavien, lisenssin lunastaneiden, lasten ja alle 18-vuotiaiden nuorten pm-kilpailujen, am-kilpailujen, seuracup-kilpailujen ja SM-kilpailujen ilmoittautumismaksut. Seura osallistuu harkinnanvaraisesti myös muihin kilpailukustannuksiin, joista päätetään ennen kesäkauden alkua.
Seura maksaa yu-lisenssin lunastaneiden, seuran edustusurheilijoiden kansallisten-, kansainvälisten- sekä aluemestaruus- pm- ja SM-kilpailuiden ilmoittautumismaksut, pois lukien hölkkäkilpailut ja polkujuoksukilpailut.
Seura maksaa yu-lisenssin lunastaneiden, seuraa edustavien aikuisurheilijoiden SM-kilpailujen ja kansainvälisten arvokilpailujen ilmoittautumismaksut.
Seura maksaa osallistumismaksut triathlonin SM-kilpailuihin osallistuttaessa.
Muista kilpailumaksuista ja jälki-ilmoittautumisista huolehtii urheilija itse.
HUOM! Osanottomaksujen korvaamisen vastineena edellytetään osallistumista toimitsijatehtäviin ja/tai muuten yleisurheilutoiminnan pyörittämiseen.
Matkalaskut
Korvaus koskee kilpailumatkoja Suomen mestaruuskilpailuihin 14-vuotiaiden sarjasta yleiseen sarjaan.
Korvausta ei makseta leirimatkoista ja aikuisurheilijoiden kilpailumatkoista.
Henkilömäärä voi pitää sisällään yhden huoltajan / kuljettajan alle 18-vuotiaiden sarjojen osalta.
Majoituskuluja korvataan enimmillään 60€/vrk/hlö (kilpailuihin osallistuvan urheilijan kulut ja alle 18 vuotiaiden osalta 1 huoltajan kulut per perhe) SM kilpailuihin osallistuttaessa. Seura suosittelee kimppakyytien käyttöä mahdollisuuksien mukaan. Matkakorvauksia ei makseta, jos seuran toimesta on järjestetty yhteiskuljetus kilpailupaikalle.
Seuran internet-sivuilta löytyvä matkalaskulomake tulee toimittaa täytettynä mahdollisine liitteineen jaoston talousvastaavalle, joka matkalaskun tarkistettuaan toimittaa sen eteenpäin maksuun.
Ilmoittautuminen kilpailuihin
Yleisurheilukilpailuihin ilmoittaudutaan itse ja osallistumismaksu maksetaan itse.
Osallistumismaksut korvataan jälkikäteen kulukorvauslomaketta ja kuitteja vastaan oheisen korvaussäännön (yllä) mukaisesti. Viestikilpailuihin ja seuracup-kilpailuihin ilmoittautuminen tapahtuu keskitetysti seuran kautta.
Kehotamme hakemaan korvausta ilmoittautumismaksuista yhdessä tai maksimissaan kolmessa erässä koko vuoden osalta. Kulukorvauslomake on toimitettava jaoston talousvastaavalle kevään ja kesän kilpailujen osalta viimeistään 15. päivä syyskuuta kuluvana vuonna. Syksyn kilpailujen osalta kulukorvauslomake on toimitettava viimeistään 15. päivä joulukuuta kuluvana vuonna. Myöhästyneitä kulukorvauslomakkeita ei käsitellä.
Jos kilpailija sairastuu, niin maksuja korvataan maks. kolme kisapäivää kauden aikana ilman sairastodistusta.
Viestijoukkueiden kokoamisen helpottamiseksi nimetään nuorempien sarjojen osalta vastuuhenkilöt, jotka auttavat kasaamaan täydet joukkueet ja ilmoittavat joukkueet kilpailusihteerille.
OMAT TAPAHTUMAT, OSALLISTUMINEN MUIDEN JÄRJESTÄMIIN TAPAHTUMIIN JA MUUT SUUNNITELMAT VUODELLE 2023
- Pyritään järjestämään vähintään kerran kesäkauden aikana yhteiskuljetus yu-kilpailuihin esim. seuracup tai pm-kilpailut
- Perehdytään ja pyritään hakeutumaan mukaan Olympiakomitean Tähtiseura-ohjelmaan
- Kilpailukalenteritilaus keväällä 2023: 20 kpl jaettavaksi avainhenkilöille ja suorituspaikoille, jos painettu kilpailukalenteri ilmestyy.
- Kunniakierros-tapahtuman järjestäminen
- Maastojuoksucup yhdessä kyläosastojen kanssa, jolloin kyläosastot vastaavat järjestelyistä ja jaosto vastaa viestinnästä ja hankkii osakilpailu- ja cup-palkinnot.
- Seuran yu-mestaruuskilpailut, maksuttomat ja kaikille avoimet. Mikäli henkilö edustaa jotakin toista seuraa yleisurheilussa (kilpailulupa/lisenssi muun kuin VeVen nimissä), ei urheilijaa palkita seuran palkinnoilla.
- Pikajuoksu- ja viestikilpailut kesäkuussa
- Tapsan heitot kesällä
- Kymenlaakson yleisurheilu ry:n pm-kisat, haetaan ensisijaisesti järjestettäväksi viestit elokuussa
- Seurakisat (4-6 kilpailua) yhteistyössä Haminan Pontevan ja VeVen kyläosastojen kanssa.
- Elomarkkinakulkueeseen osallistuminen.
- Osallistuminen Hippokisojen järjestelyihin.
- Järjestelyapuna Haminan koulujenvälisten yleisurheilukilpailujen järjestämisessä.
- Polkujuoksu-viikkokisat yhteistyössä muiden jaostojen kanssa syksyllä
- Kauden päätöstilaisuus syksyllä
- Yleisurheiluväen saunailta syksyllä
- Seuran kilpailuasujen hankinta yhteistilauksella mahdollisesti suunnistusjaoston kanssa
PALKITSEMISET JA HUOMIOINNIT
Jaostolla on päätös- ja harkintavastuu palkitsemisiin liittyen. Jaosto linjaa huomioinnit budjettinsa, toiminnan laajuuden sekä urheilijoiden menestyksen mukaan. Pyrkimyksenä on mahdollisimman optimaalinen ja kannustava lopputulos.
Palkitsemiskriteerit minimissään kauden päätöstilaisuudessa:
I kategoria: SM-mitali
II kategoria: SM-kisoissa 10 joukossa / nuorilla tilastopajan 10 joukossa / seuraennätys / a-luokan tulos
III kategoria: b -luokan tulos / sijoittuminen aluemestaruuskisoissa (aluemestaruuskisojen osalta jaosto harkitsee tapauskohtaisesti palkitsemiset)
IV Tsempparipalkinnot kauden aikana erityistä urheilumieltä osoittaneille henkilöille. Tsempparikriteerit – ei mitata senteillä ja sekunneilla, vaan:
- positiivinen asenne, hyvä meininki
- osallistumisaktiivisuus
- yrittäminen
- muiden tsemppaaminen
- ei samalle kahta kertaa peräkkäin
V Paras nuori yleisurheilija
I ja II kategorian palkitsemisen kriteerejä sovelletaan myös triathlonistien palkitsemisessa.
URHEILIJASOPIMUKSET, VALMENTAJASOPIMUKSET
Seuran edustusurheilijoille voidaan maksaa valmennustukea tapauskohtaisesti erillisten valmentajasopimusten/urheilijasopimuksen mukaisesti.
Seuraa edustavien urheilijoiden on mahdollista hakea jaostolta avustusta valtakunnallisiin, alueellisiin ja seuran järjestämiin yu-leireihin. Avustuksista ja niiden määrästä päätetään kausi-/tapauskohtaisesti.
URHEILUKOULUT, LEIRIT JA MUU LAJIHARJOITTELU
Vehkalahden Veikoissa on mahdollista harjoitella ja harrastaa yleisurheilua niin sanotusti “vauvasta vaariin”.
Perheryhmässä, Innokkaat-, Lennokkaat, Harrastejunnut-, Kilpajunnut ja Yleisvalmennusryhmässä harjoitellaan monipuolisesti eri yleisurheilulajeja sekä liikuntataitoja kuten kimmoisuus, tekniikka, nopeus, kestävyys ja voimaominaisuudet, eikä osallistujilta edellytetä kilpailullisia tavoitteita.
Kilpavalmennusryhmässä harjoittelun tavoitteena on kehittyä kilpailujen sekä monipuolisten harjoitusten kautta ja edellytetään korkeaa sitoutumista harjoitus- ja kilpailutoimintaan. Kilpavalmennusryhmässä on mahdollista tehdä lajivalintoja ja harjoitella henkilökohtaisen valmennusohjelman mukaisesti.
Jatketaan yhteistyötä hiihtojaoston kanssa ja järjestetään mahdollisuuksien mukaan yhteisharjoituksia hiihdon Junnu- /HopeaSompa -ryhmän kanssa. Kilpavalmennusryhmän harjoitukset jatkuvat ympäri vuoden rytmittyen eri tavoin eri kausina.
Suunnitelmia vuodelle 2023
- Matin pikajuoksukoulu keväällä
- Kilpavalmennusryhmälle kevätkaudella yksi viikonloppuleiri Haminassa sekä yksi kolmen päivän leiri jollakin urheiluopistolla. Syyskaudella yksi kolmen päivän viikonloppuleiri jollakin urheiluopistolla. Kesäleiri 2 pv, yhdistettynä johonkin kilpailutapahtumaan
- Kaikille avoin leiripäivä urheiluopistolla keväällä ja/tai syksyllä
- Asiantuntijavierailuja Rauhankadun kentällä = ulkopuolista lajiosaamista
- Ravitsemusneuvontaa
Maksuvapautusta yu-toimintamaksusta
Yleisurheiluryhmiin osallistuvat voivat jatkossa hakea maksuvapautusta yu-toimintamaksusta. Maksuvapautus voidaan myöntää taloudellisin, terveydellisin ja sosiaalisin perustein. Maksuvapautuksella halutaan varmistaa myös vähävaraisten perheiden lasten ja nuorten mahdollisuus harrastaa yleisurheilua. Maksusta vapauttamista voi anoa erikseen syksy-, kevät ja kesäkaudella. Anomus tulee tehdä syksyn osalta lokakuun loppuun mennessä, kevään osalta tammikuun loppuun mennessä ja kesän osalta kesäkuun loppuun mennessä.
Taloudellisia perusteita arvioitaessa huomioidaan perheen nettotulot perheenjäsentä kohden.
Terveydellisissä perusteissa huomioidaan esimerkiksi osallistujan, sisaruksen tai vanhemman sairaudet, joista on paljon kuluja tai tilanteet, joissa yleisurheiluharrastus on osallistujalle kuntouttava. Terveydellisiä perusteita ovat myös tilapäiset tai positiiviset, mutta perhettä kuormittavat tilanteet kuten vanhemman kipsattu jalka tai nuoremman sisaruksen syntymä perheeseen.
Merkittäviä sosiaalisia perusteita ovat esimerkiksi perhetausta (yhden vanhemman perhe, uusperhe, huoltajuuskiistat, perhesijoitus, adoptio), koulukiusaaminen, netti-/peliriippuvuus, yksinäisyys, vanhempien työttömyys/lomautus tai erilaiset haasteet koulutyössä.
Edellä mainittu lista on suuntaa-antava, otamme huomioon myös muut hakemuksessa mainitut sosiaaliset perusteet.
Maksuvapaus on harkinnanvarainen ja tapauskohtainen, kuitenkin niin että tasavertaisuus toteutuu. Yu-jaosto rajaa jaettavan tuen maksimimäärän budjettinsa puitteissa.
Vapaamuotoiset hakemukset lähetetään perusteluineen yu-jaoston talousvastaavalle. Hakemukset käsitellään jaoston kokouksissa luottamuksellisesti ja tieto tuesta toimitetaan sähköpostitse hakijoille. Myönnettyjä tukia ei julkaista julkisesti.
TIEDOTTAMINEN
Ulkoinen tiedottaminen
Tiedotetaan mahdollisimman paljon ja avoimesti kaikesta toiminnasta. Kiinnitetään erityistä huomiota ryhmien ulkopuolisten urheilijoiden tavoittamiseen. Tiedotuskanavia sanomalehdet (Reimari ja Kymen Sanomat), seuran www-sivut, seuran Facebook-sivu, Instagram, WhatsApp, sähköposti, paperitiedotteet. Vastuuhenkilöt vastaavat omien vastuualueidensa lehti-ilmoittelusta.
Sisäinen tiedottaminen
Jaoston sisäinen tiedottaminen sähköpostilla ja WhatsAppilla.
